Monitoring należności (płatności) to prewencyjne działanie mające na celu zapewnienie regularności spłat należności wynikających z
umowy sprzedaży z odroczonym terminem płatności, a w konsekwencji niedopuszczenie do powstawania opóźnień płatniczych. W odróżnieniu
od windykacji należności, działania w ramach monitoringu podejmowane są jeszcze przed upływem terminu wymagalności, zapisanego na
fakturze. Zdarza się jednak, że pojęcie monitoringu należności interpretowane jest jako działania podejmowane tylko po upływie terminu
wymagalności, co należałoby raczej sklasyfikować jako windykację polubowną (przedsądową). Usługa monitoringu skierowana jest przede
wszystkim do przedsiębiorców, którzy prowadzą wymianę handlową z wieloma partnerami i u których występuje problem nieterminowego
regulowania płatności przez klientów. Powstałe, nawet drobne, kilkudniowe opóźnienia mogą spowodować zaburzenie płynności finansowej
przedsiębiorstwa.
Monitoring należności polega na przekazaniu kontroli nad spływem należności, (wynikających z wystawionej faktury lub faktur) zewnętrznej
firmie, która kontaktuje się z kontrahentami (kupującymi), w celu zdyscyplinowania ich do terminowych płatności. Zakres i terminy
podejmowanych działań najczęściej ustalane są indywidualnie ze zleceniodawcą.
Najczęściej monitoring należności obejmuje:
- jednorazowy lub kilkukrotny kontakt z kupującym przed terminem wymagalności, mający na celu przypomnienie o wystawieniu faktury, kwocie i terminie płatności
- kontakt w dniu wymagalności faktury, przypominający o konieczności dokonania zapłaty za towar lub usługę
W przypadku braku zapłaty kolejne działania w ramach monitoringu obejmują zazwyczaj:
- jednorazowy lub wielokrotny kontakt z kupującym (podejmowany w ciągu kilku – kilkunastu dni po terminie płatności) mający na celu nakłonienie go do spłaty zadłużenia
- kontakt w celu poinformowania dłużnika o przekazaniu wierzytelności do windykacji.
Forma kontaktu z odbiorcą ustalana jest w umowie między sprzedającym a firmą monitorującą należności. W praktyce są to najczęściej
rozmowy telefoniczne, pisma wysyłane drogą pocztową lub elektroniczną oraz krótkie wiadomości tekstowe (SMS).
Bardzo istotne jest, aby monitoring należności był prowadzony w sposób, który nie pogorszy relacji między kupującym a sprzedającym,
co mogłoby negatywnie odbić się na dalszych relacjach handlowych. Mimo to nadal istnieją firmy, reklamujące swoją usługę jako nękanie
dłużników, które ma doprowadzić do spłaty zadłużenia. Nie chcąc pogorszyć relacji z kontrahentami należy więc zwrócić baczną uwagę na
ilość i formę kontaktów z kupującym, oferowanych w ramach usługi.
Korzyści płynące ze zlecenia monitoringu należności zewnętrznej firmie to:
- ograniczenie powstawania opóźnień w płatnościach, poprawa płynności finansowej firmy,
- możliwość podjęcia skutecznych działań windykacyjnych dzięki natychmiastowej reakcji na powstałe zadłużenia, zmniejszenie ilości tzw. trudnych długów (trudno ściągalnych),
- zwiększenie skuteczności windykacji (firma monitorująca oferuje najczęściej windykację należności. Prowadząc monitoring dobrze poznaje dłużnika, dzięki czemu może szybciej i skuteczniej windykować należności),
- redukcja kosztów związanych z kontrolną finansową sprzedaży,
- budowa pozytywnego wizerunku firmy, jako dbającej o swoje interesy.
Przykładowy schemat monitoringu należności:
|
